关于开展2014年度各类档案归档和文件清退工作的通知
发布时间:2015-03-04 11:38 来源: 西安经济技术开发区

各局(室、中心)、直属事业单位、垂直管理机构、直属国有公司:

按照《国家档案法》和《管委会文件材料归档和文书档案管理制度》有关规定,为确保档案资料的齐全完整,充分发挥档案信息服务作用,现就做好我委2014年度档案收集、整理和归档工作的有关事项通知如下:

一、认真做好2014年度文件资料的清退工作,确保归档文件资料齐全完整。需要清退的文件资料包括:

(一)各部门2014年度办理的A、B、C、D、H、Q、J、d、WB九类文件,原件退还办公室,尚未办结的文件,可复印留存继续办理。

(二)各部门2014年度办理的领导批示件、各业务部门以党工委、管委会名义起草印发的各类文件的草稿、签发稿和原件;以纪工委、工会、团工委以及分局名义制发的各类文件的草稿、签发稿和原件。

(三)各部门要认真做好文件资料的保密管理,涉密文件原件一律退还办公室,不得复印。各部门办理的文件如有遗失,请出具书面情况说明,需部门负责人签字并加盖部门印章。

请对本部门2014年度办理的文件进行认真核对和收集,于3月13日(星期五)前移交档案中心。

二、认真做好各专项档案的收集和整理,按时完成移交归档工作。

(一)土地、规划、工程、会计、审计、拆迁、环保、声像、实物等各类专业档案,由档案所在部门负责组织收集、整理;合同协议类档案由投资服务局及各园区管理办负责收集整理;文书档案由办公室负责收集整理归档。以上档案应按照《2015年度档案整理计划》进行整理和归档。

(二)各部门要对2014年承办的重大活动所形成的文件资料、声像资料及实物等特殊载体档案资料,以及2014年度编制的各类业务性资料汇编进行收集和整理,于3月31日(星期二)前移交档案中心。

(三)各部门要对日常工作中形成的文件资料进行收集整理,特别是对召开的重要会议所形成的会议记录、会议纪要、会议材料;年度大事记、年鉴、统计报表、工作计划、工作总结;参加上级部门召开会议带回的重要文件材料等资料进行全面收集。于3月31日(星期二)前移交档案中心。

三、各部门要高度重视文件清退和档案整理工作,认真做好各类文件资料和专项档案的收集和归档,做到收集完整,规范整理,按期移交,严格遵守保密制度,确保管委会档案资料的完整和安全。

西安经济技术开发区管委会

2015年3月4日

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